Vedenie účtovníctva
Autor: Ing. Alena Trtolová
Účtovno-ekonomická kancelária zabezpečuje už do svojho vzniku v roku 1994 vedenie účtovníctva pre malé a stredné firmy fyzických i právnických osôb…
Vedenie účtovníctva je pre firmy zásadné - nezanedbajte ho.
Vystaviť faktúru zvládne podľa vzoru každý, ale ak vlastníte firmu, ktorej venujete všetok svoj čas, čoskoro môžete zistiť, že sa stretávate s väčšími problémami, než ktoré ste očakávali. Môžete byť skvelý manažér, výborný obchodník a rešpektovaný zamestnávateľ, ale ak by ste nezvládali jednu dôležitú položku, celá vaša spoločnosť sa zrúti. Touto položkou je vedenie účtovníctva.
Keď v podnikaní začínate, môže sa vám to zdať hračkou. Schovávate si všetky účtenky a faktúry, starostlivo ich evidujete a strážite si všetky termíny splatností, odovzdávanie daní a ďalších. Ale ako vaša firma postupne rastie, začína to byť zložitejšie a časovo náročnejšie. A čím viac máte zamestnancov, tým viac sa to zamotáva. Všetko je prepojená a zároveň pre vás nepochopiteľnejšie a vzápätí zistíte, že polovicu svojho drahého času venujete preberaniu sa v účtovných knihách.
Ak teda nie ste účtovník a nemáte ani žiadny potrebný kurz, stane sa pre vás za chvíľu vedenie účtovníctva nočnou morou. A pritom nemusí. A to ani keď nemáte dostatok priestorov ani financií na založenie vlastného účtovného oddelenia a zamestnaní svojich vlastných účtovníkov. Na trhu dnes existuje nepreberné množstvo účtovníckych firiem, ktoré preveznú všetky starosti za vás. Ušetríte si tak svoj vzácny čas a budete sa môcť venovať len a len svojmu podnikaniu. A ešte zistíte, že prehľady, ktoré vám účtovná firma predloží budú pre vás v mnohom prínosné - pretože prehľadne uvidíte, ako na tom vaša spoločnosť aktuálne je. Ale nájsť tú správnu firmu alebo aj externých účtovníkov, ktorá vám ponúkne natoľko kvalitné služby, aby vám nimi prospela, nie ublížila, je ťažké.
Ako vybrať kvalitnú účtovnícku firmu?
V súčasnosti je samostatných účtovníkov a účtovníckych firiem také množstvo, že sa len ťažko môžete rozhodnúť na prvý pohľad. Ak chcete, aby účtovník vašej firme prospel, musíte dbať na niekoľko základných faktorov. A tým hlavným je kvalita. Ako sa pozná? To vám poradíme.
Pre mnoho ľudí je dnes na prvom mieste cena – preto, keď hľadajú nejakú službu alebo aj výrobok chcú, aby bol čo najlacnejší. Nízka cenavšak nezaručí, že služba bude kvalitná. Skôr naopak. Skôr ako začnete pátrať po vhodnej firme k vedeniu vášho účtovníctva, musíte si uvedomiť, že to rozhodne nebude lacná záležitosť, ale je pre vaše podnikanie životne dôležitá. Preto by ste sa nemali báť siahnuť hlbšie do vrecka. Čo neznamená, že nutne musíte hľadať tú najdrahšiu firmu. Vydajte sa radšej zlatou strednou cestou.
Smerodajným ukazovateľom je aj prax účtovníka alebo účtovníckej firmy. Ešte než niekomu kývnete na spoluprácu, zistijte si, ako dlho sa v tomto odbore pohybuje. Koľkým klientom už viedli účtovníctvo. Ako často sa tým zaoberjú. Nebojte sa obrátiť aj na iných klientov a opýtať sa, ako boli so službami firmy spokojní. Ak sa dozviete, že nepracovala priebežne celý rok, ale povinnosti si nechala na poslednú chvíľu, nechcite ju. Požadujte, aby vám účtovníctvo viedli pravidelne, aby ste mali priebežne prehľad o svojej firme. Preto si ju predsa chcete najať.
Ak už sa rozhodnete pre niektorú vybranú účtovnícku firmu v očakávaní, že bude kvalitná, dávajte na ňu na zočiatku pozor. Dôležité pre vás je najmä to, ako bude dôsledná. Mnoho účtovných svoju prácu zanedbáva a neevidujú všetko, čo by mali. Pritom ich práca je mravčia a ich úlohou je zapracovať do účtovníctva každú položku, každý doklad. Takže ak nakupujete a platíte, účty sa vám vŕšia na stole, ale vaši účtovníci o ne neprejavujú záujem, je niekde chyba. Správni kvalitní účtovníci by po vás mali požadovať všetky doklady. Aj keby ste mali platiť len 20 euro za načerpanie benzínu do firemného auta. Zároveň sa neuspokojte len tým, že účtovníkom by mali stačiť iba doklady, ktoré jim odovzdáte. Sami by si mali aktívne priebežne zisťovať stav majetku vašej firmy či výšku záväzkov a malo by ich zaujímať celkové hospodárenie vašej spoločnosti. Ak s vami tieto informácie konzultujú, verte, že ste našli kvalitnú účtovnícku firmu, ktorá vám bude robiť len dobrú službu.
Posledným, ale nemenej dôležitým faktorom pre výber účtovníka je, aby ste si vopred premysleli, či ho chcete zamestnať, alebo radšej zvolíte externých účtovníkov či účtovnícku firmu. Oboje má svoje výhody aj nevýhody. U externých účtovníkov musíte počítať s tým, že sa vyskytne problém, akonáhle on od vás alebo tiež vy od neho nebudete dostávať včas všetky potrebné podklady a informácie. Jeho výhodou je, že vám svoju prácu väčšinou bude fakturovať, a vy tak nemusíte riešiť žiadne zamestnanecké odvody. A keď si objednáte služby účtovné firmy, väčšinou je pravidlom, že je poistená pre spôsobenia škody. A to je pre vás veľmi dôležité.
Čo by ste mali od účtovníka požadovať?
Nie všetci účtovníci sa orientujú vo všetkých oblastiach tohto odboru. Aj keď by sa vám mohlo zdať, že vedenie účtovníctva je jedna spojitá nádoba, do ktorej spadá všetko, mnohokrát to tak nie je. Ak máte väčšiu alebo veľkú firmu, potrebujete hneď niekoľko účtovníkov, aby všetko zvládli. Ale niekoľko by ich mnohokrát potrebovala aj malá firma, aj keď si to jej vedenie mnohokrát neuvedomuje. Ak je vystavená faktúra na stoeurový obnos, tak hoci vám to možno nepríde, účtovník má s ňou rovnakú prácu, ako keď mu odovzdáte faktúru na niekoľko miliónov. Pre neho ide o položku. A tú musí zaevidovať, pripočítať ju všade, kde je to potrebné. A to dá dosť práce.
Čo všetko teda môžete od svojho účtovníka požadovať? Za predpokladu, že máte malú spoločnosť alebo ste len samostatný živnostník, ktorý nemá žiadnych zamestnancov, bude vám zrejme postačovať jeden účtovník. Ak ho už máte vybraného a zvolili ste si spôsob, akým ho chcete zamestnávať, môžete mu prideliť prácu. Skúsený účtovník by mal byť v obraze, a tak by mu nemalo robiť problémy uplatňovať na vašu firmu rôzne zákony aj ich novely. Základom je pre neho znalosť zákona o účtovníctve, daňových a právnych predpisov. Všetko musí mať naštudované v aktuálnom znení. Ak sa vám však osvedčí a chcete mu štúdium noviniek uľahčiť, môžete ho vyslať na školenie.
Keď prijímate účtovníka, mali by ste si byť istí, že ovláda kompletné účtovníctvo - to znamená, že sa orientuje v oblasti miezd, daní, personalistiky a ďalších. Vo vašej firme sa tak môže starať o všetko, počnúc schopnosťou viesť vám hlavnú knihu a účtovný denník a založenie a vedenie vašej knihy pohľadávok a záväzkov. Mal by tiež samozrejme kontrolovať saldokonto a evidovať všetky vaše úhrady. Dôležitý je tiež aktuálny stav financií, ktorými môže vaša firma disponovať. Preto váš účtovník môže viesť pokladničnú a bankovú knihu. S tým súvisí, že by mal byť schopný evidovať zásoby vašej spoločnosti, rovnako ako vykonávať evidenciu majetku, aby ste neustále vedeli ako ste na tom. A samozrejme by vás o tom všetkom mal priebežne informovať, aby ste mali prehľad. Na to si predsa účtovníka najímate.
Najviac práce majú účtovníci v čase uzávierok. Vtedy pomaly nevedia, kde im hlava stojí a čo majú robiť skôr. Ak si stav účtovníctva strážia v priebehu celého roka a priebežne ho evidujú, nemalo by im to robiť až také problémy. V čase uzávierky tak ľahko zistíte, ktorý účtovník toho vyše roka príliš nerobí a necháva si všetko na poslednú chvíľu. Ako samozrejmosť všetci berú urobiť pre svojho zamestnávateľa uzávierkové operácie na uzatvorenie bežného roka a navedenie počiatočných stavov. A vo finále vám spracujú to najdôležitejšie - účtovnú závierku. Tá obnáša finálne výkazy ziskov a strát, súvahu a samozrejme aj rôzne prílohy k účtovnej závierke.
Ak bude váš účtovník kvalitný a vaše účtovníctvo povedie tak, ako má, nič vašej firme nehrozí. Neustále budete mať prehľad o tom, ako na tom vaše hospodárenie je. Podľa toho budete môcť váš biznis ďalej smerovať. Nebudete musieť mať strach, že keby vám prišla kontrola, nájde vašu spoločnosť v neporiadku. A budete mať aj výborne spracované podklady na podávanie najrôznejších daňových priznaní a platenie daní. Výborný a kvalitný účtovník vám bude oporou vo vašom podnikaní a pomôže vám s mnohými oblasťami vo vedení vašej firmy. A vy už tak nikdy nebudete musieť strácať čas robením najrôznejších výkazov. Môžete sa sústrediť len a výhradne na svoj biznis. A výsledky sa čoskoro dostavia.
